采购管理:跟踪、监控采购合同的执行

发表于2013-12-09     946人浏览     1人跟帖     总热度:12  

合同跟踪、监控是订单人员的重要职责。合同跟踪、监控的目的有三个方面:促进合同正常执行、满足企业的物料需求、保持合理的库存水平。在实际订单操作过程中,合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾,突出的表现为:因各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺料、库存难以控制。
一、合同执行前跟踪、监控
当一个订单合同制定之后,供应商足否接受订单,是否及时签订等都是订单人员要及时了解的情况。
在采购环境里,同一物料有几家供应商可供选择是十分正常的情况,独家供应的情况是很个别的。虽然每个供应商都有分配比例,但是在具体操作时还可能会遇到供应商因为各种原因拒绝订单的情况。由于时间的变化,供应商町能要提出改变“认证合同条款”,包括价格、质量、期货等,作为订单人员应该充分与供应商进行沟通,确认可选择的供应商。如果供应商按时签返订单合同,则说明供应商的选择正确;如果供应商确实难以接受订’单,千万不可勉强,可以在采购环境里另外选择其他供应商,必要时要求认证人员协助办理。与供应商正式签订过的合同要及时存档,为以后查阅做好准备。
二、合同执行过程跟踪、监控
与供应商签订的合同具有法律效力。订单人员应该全力跟踪,合同确实需要变更时要征得供应商的同意,不可一意孤行。合同执行过程跟踪要把握以下事项:
1.严密跟踪、监控。严密跟踪供应商准备物料的详细过程,保证订单正常进行。如果发现问题要及时反馈,需要中途变更的要立即解决,不能够在这方面耽误时间。不同种类的物料,其准备过程也不同,总体上可以分为两类:一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料,存在加工过程,周期比较长,出现问题儿率大的情况;另一类是供应商有库存.不存在加工过程。周期也相对比较短,不容易出现问题。在这种情况下,前者跟踪的过程就比较复杂,后者相对比较简单。
2.紧密响应生产;需求形式。如果因市场生产需求紧急,要求本批物料立即到货,采购人员就应该马上与供应商进行协调,必要时还应该帮助供应商解决疑难问题,保证需求物料的准时供应。有时市场需求出现滞销,采购方经过研究决定延缓或取消本次订单物料供应,订单人员也应该立即与供应商进行沟通.确认可以承受的延缓时间,或者终止本次订单操作,同时应该给供应商相应的赔款。
3.慎重处理库存控制。订单人员应密关注库存水平,既不能让生产缺料,又要保持最低的库存水平,这确实是一个非常具有挑战性的问题。当然,库存问题还与采购环境的柔性有关,这方面也需要认证人员和计划人员的通力合作。
4.控制好物料验收环节。物料到达订单规定的交货地点,对国内供应商一般是指到达企业原材料库房,对境外供应商交货一般是指到达企业的国际物流中转中心。境外交货的情况下,供应商在交货之前会将到货情况表单传真给订单人员,订单人员必须按照原先所下的订单对到货的物品、批量、单价及总金额等进行确认,开进行录入归档,开始办理付款手续。境外物料的付款条件可能是预付款或即期付款,一般不采用延期付款。
三、合同执行后跟踪、监控
在按照合同规定的支付条款对供应商进行付款后仍需要进行合同跟踪。订单执行完毕的条件之一是供应商收到本次订单的货款,如果供应商未收到货款,订单人员有责任督促付款人员按照流程规定加快操作,否则会影响企业的信誉。
另一方面,物料在运输或者检验过程中,可能会出现一些问题,偶发性的小问题可由订单人员或者现场检验人员与供应商进行联系解决。
另外,合同跟踪、监控还有几点需要进行以下补亢说明:
1.在合同跟踪、监控过程中,要注意供应商的质量、货期等的变化情况。需要对认证合同的条款进行修改的,要及时提醒认证办理人员,以利于订单操作。
2.注意把合同、各类经验数据的分类保存工作做好。现在,一般采用计算机软件管理系统进行管理,将合同进展情况录入计算机中,借助计算机自动处理跟踪合同。
3.供应商的历史表现数据对订单下达以及合同跟踪具有重要的参考价值,因此应当注意利用供应商的历史情况来决定对其实施的过程办法。
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