招标与采购谈判策略分析

发表于2013-05-29    1018人浏览    1人跟帖    总热度:10  

在现代工程项目中,采购管理是项目经营管理过程中的一个重要环节,科学合理的采购管理有利于企业降低成本,增强市场竞争力,提高利润水平。按照采购管理部门设置和采购职能的主要内容分类,可以将工程项目的采购工作分为采购活动前期的一次性招标管理和后期的持续性物资采购管理。招标管理负责为工程项目引进合适的承包商和供应商,而物资采购管理则是对与中标单位长期的合作中所要进行的物资采购工作进行计划、组织、领导和控制。工程招标与物资采购管理已经成了决定项目成败的首要和关键环节。
  从项目招标方和责任方来看,当然要求”多快好省”,即在法律允许的范围内,促使投标方降低商业成本,得到性价比最高的产品,达到少花钱,办好事,办成事的目的,使有限的资金发挥最大的经济效益和社会效益。从投标方和物资供应方来看,就要更少的投入,更多的时间宽限和更高的价格。因此,招投标双方和物资供需双方不可避免存在矛盾和冲突。要解决这些矛盾和冲突,就必须发挥谈判的作用。无论是在招标还是在物资采购活动中,都离不开谈判,它是招标和物资采购活动的润滑剂,推动整个工程项目得以顺利进行。
  谈判是一个反复交互、逐步接近、达成协议的一个过程,在这个过程中,建议和理由被反复提交、商议、交互,即冲突各方反复提出自己的建议及支持的理由、对他人的建议的评价及接受程度、对建议的修改意见等,直到最终达成一致。在谈判过程中,各个代理人的工作是在建议与反建议、评价、决策三个状态之间进行转换的。也可以说谈判就是双方的每一个愿望和需要相互对立时,为了取得一致协议所进行的沟通。美国谈判学会会长、著名律师杰勒德?I?尼尔伦伯格在《谈判艺术》一书中,曾指出:”谈判的定义最为简单,而涉及的范围却最为广泛。每一个人要求满足的愿望、每一项寻求满足的需要,至少都是诱发人们展开谈判过程的潜因。只要人们为了改变相互关系而交换观点,只要人们是为了取得一致而磋商协议,他们就是在进行谈判。”
  通过谈判,项目招标方能够引进在价格、质量和服务上都满意的承包商和供应商,项目责任方能够采购到”物有所值”的物资或者使得整个采购活动价值最大化。在工程项目的采购管理的谈判实践中,一般要求招标方和责任方在摸清承包方和供应方的底细后,同时对己方的目标和领导意图进行了解,分析双方的主要冲突,以及产生这些冲突的原因,从而给出解决冲突的方案。这个过程中,必须采取一些基本的谈判策略,主要包括以下几种:
  时机策略。谈判的时机策略,关键点是把握适当的谈判时机。其具体内容可分为忍耐、出其不意、造成既定事实、不动声色地退却、以退为进等
  方法方位策略。领导者谈判的方法方位策略主要包括合伙、借势、以攻为守、得寸进尺、交叉射击等。合
  伙,是为了努力争取各方面对己方行动的支持而采取的联盟策略。借势,是利用人们想与权威联系的心理,将问题与权威人士等结合在一起而占据优势。以攻为守,是领导者在谈判时,在枝节问题上许愿让步,却在主要问题上获得效益。得寸进尺又称蚕食,就是想取其尺利,而每次谋其毫厘,一口一口地吃,稳扎稳打,最后到手。交叉射击是借用炮兵术语,就是让第一发”炮弹”落在目标前方,第二发”炮弹”落在目标后方。此后,”炮弹”在目标前后的落点不断向目标逼进。
  变通策略。谈判的结局,通常有三种方式:以己方力量逼对方让步;彼此妥协;自己让步。这三种方式都有其不利的一面。第一种方式是靠力量逼迫对方就范,这可能一时取胜,但不是合作的态度,会给双方今后的交往带来负面影响;第二种方式可使问题得以解决,但也可能双方对结果都不满意;第三种方式以单方的让步而告终,使这一方总有“输”的感觉,不利于继续合作
  运用变通策略时,应注意双方共同确认必须面对的现实及共同利益,随时以诚恳的态度修正自己的行为态度和观念。双方共同创造变通的方法,每位成员都参与解决问题,为完成自己的责任而热心工作。如有必要,双方可请都能接受的其他组织人士充当中介入,以便通过第三者找到公平的解决办法。
  这是三种最基本的谈判策略,在大型工程的招标和物资采购中,都是这些谈判策略的综合应用,以下结合XX工程的招标和物资采购过程,分析大型工程的招标和物资采购的谈判过程。
  大型工程招标的谈判分析
  XX工程是一个大型工程项目,在招标中以及开标后,通过对一些具体细节的谈判,完善了投标书或合同。具体而言,招标过程中的谈判主要体现在以下几个环节:
  标段界面互动协调。XX工程的标段划分精细,随之而来的是对标段界面的协调和明确。XX工程在界面管理上本着严谨求实,一丝不苟的精神,在自身明确界面划分及资料整理的同时,还要求投标人进行理解反馈、互动沟通,对界面协调上“双保险”。具体做法表现为在招标文件的技术规范附件中给出《标段施工衔接及界面划分简表》,逐条列出结点部位,项目名称,及对应的实施标段,并在其后附有界面划分示意图,用详细的图纸最直观地标注出各界面相应的负责标段,进一步清晰表达划分意图。并且在招标文件的附件中,要求投标人以书面形式给出工程界面说明,即根据招标文件的要求,结合对本工程的理解,对工程界面加以详细说明。
  工程界面说明是一个沟通的过程,XX工程方在表达了自己的界面划分意图后,还与投标方进行双向沟通,互相交换意见,精确协调施工界面的划分问题,确保投标人理解正确。
  标前会议当场澄清。标前会议紧接在集体现场考察之后进行。标前会议的目的,是澄清并解答投标人在查阅招标文件和现场考察后,可能提出的涉及投标和合同方面的任何问题。
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