优质采购团队建设六大要点

发表于2013-05-03    1005人浏览    1人跟帖    总热度:10  

优质采购团队建设六大要点
  1.道德要求:
  对于一名合格的采购人员,道德素养以及严谨的工作态度是最重要的,要保持对企业的忠诚,不带个人偏见,从企业利益的出发点考虑问题,从提供最佳价值的供应商处采购;坚持以诚信作为工作和行为的基础;规避一切可能危害商业交易的供应商;拒绝接受供应商的赠礼;不断努力提高自己在方式方法、材料、和影响采购工作的作业流程上的知识;在交易中采用和坚持良好的商业准则等。
  2.激励机制:
  每个企业经过多年的摸索,都已沉淀出一套适用的管理方式,去管理采购人员,有的提供良好的薪资福利,或者良好的培训和升迁的机会,激励他们自觉主动地去搞好与供应商的关系,始终把降低成本放在第一位,不断健全采购管理制度,提供一套高效的监控体系和时效性强的管理方法,加强激励管理,最大限度地避免"灰色"现象是解决问题的根本办法。另外,加强对采购人员的培训,包括对专业采购技能、沟通能力等的培训;强化采购人员的企业认同感、将采购运作方式渗透到供应商当中。采购人员的应该努力形成一种思维方式,站在更高的角度,站在整条供应链的角度来明确自己的位置。采购人员如果把自己放在这整个链条中,就不仅能看到自己现在要做的事,还能追溯事件的源头。
  3.专业知识:
  员工上岗前,都要经过专业知识的培训,这一点对于采购人员尤为重要,因为采购人员的失误会给企业造成很大的损失,在岗位上的学习过程是要付出成本的。培训包括:财务、质量、沟通、谈判等一般管理知识,专业知识是作为采购人员必须掌握的“工作语言”,人员上岗前一定要经过相关考核。另外,采购人员必须在商品品质和价格构成上具有丰富的知识,这是做好采购的必要条件。因为采购是靠长期不断积累经验和自我启发,达到熟练程度后才能掌握的一种技术。要做到这一点是非常困难的。何况,根据销售指标合同,每年甚至每个季节要连续创造更新的附加价值,采购工作更显得难上加难。努力工作、持续积累也正是成为合格的采购人员的自我启发的口号。
  4.绩效考核:
  管理高效的团队,必须要注重员工的绩效考核,这是一种监督也是一种动力,这里我要向你推荐的是海尔的“写日清”,管理岗位上的员工每天都要向上级提交你今天的工作计划和昨天计划的完成情况,这样主管可以了解到你的工作情况,同时你也在与主管沟通,告诉他:我很努力。这是一种将工作量化的管理方式,同时员工也可以对自己的工作进行总结。工作出色,就应该获得表扬,受到奖励,尤其是对一些非增效工作就给予客观性的评定;未能按计划完成或给公司造成损失、库存积压、停产必须进行相应处罚,奖励可以体现在薪资福利中;只有建立赏罚分明的奖惩机制,才能体现真实的考核效果。
  绩效考核离不开岗位职责说明书,通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式,使之成为指导性的管理文件。岗位职责说明书,最好由每名采购人员亲自起草,后由主管审核补充。职务说明书清晰地列出了员工的职责范围及岗位所需要的能力,员工可以对照,自己在这些方面发展得如何,哪些能力还需要进一步提高,有利于上级主管对员工进行管理。有了职位说明书,员工更加明确自己的职责所在,更加愿意也更加会对自己职责范围内的事情负责,所以职位说明书的本身就起到管理监督的作用,编写职位说明书是工作评价以及薪酬决定和员工培训的需要。每个职位对企业的贡献却可以从职位说明书中的工作职责、工作环境、工作的复杂程度中评价出来。所以说,编写职位说明书可以为职位的工作评价提供依据。由于职务说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职要求等作用,并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据,它已受到企业重视,并成为现代企业管理的基础工作之一。一句话:规范今天,铺垫明天。)
  5.廉政建设:.
  如何避免采购人员收受回扣呢?回答不一,我认为应该从其源头谈起,回扣的目的不外是更多的定单,批准带水分的报价,供货的资格。企业应尽早建立一套完善供应商评价体系,订单的分配可以按照供货能力和报价进行7:3:1分配,追加订单时订单尽量给积极配合企业要求的供应商,此举还可以间接对其他供应商起到激励作用。企业与供应商签定廉政保证书是有效的手段之一,规定一些约束性的条款,及违反条款的处罚性措施,有远见的供应商是晓得厉害关系的,同时,企业的内控部门也应该就规范化的业务流程进行把关。主管人员应培养采购人员的成就感,告诉他们这是一个怎样的事业,未来发展的方向,帮助他们规划事业目标。并且可以在薪资福利中体现廉政保证金。轮岗机制有助于成员间的交流,更为重要的是尽早发现问题,每次轮岗,就意味对采购人员业务的阶段性总结,并且有助于促进培养成员的全面发展,但存在专业知识要求高的门类,要谨慎,例如:价格波动较大的、最高级的战略性资源。
  6.提高凝聚力 :
  一个成员如果有件紧急任务要完成,主管可以召集其他成员在较短时间内帮其做完。这样有助于培养和建立“相互支持和帮助”的氛围。培训可以激励人们的工作热情,因为培训可使他们掌握和使用新技能,这样他们就可以去接受新的任务,承担新的责任或迎接新的挑战。让团队成员集体去接受培训,而不要让他们单独参加外面的培训,这就会使团队作为一个集体而更加团结。他们在返回工作岗位后不仅能应用到所学的技能,还会互相鼓励和督促。由于采购工作的独立性,采购人员很容易出现各自为政的状态,只关心自己的工作,善于纵向的沟通,却少于横向的部门成员间的交流,长此以往,彼此间会产生不信任感,主管人员应定期召开交流会,交流好的经验,专业知识,行业变化等,共享信息会使成员感到一种信任,要将信息与团队中的每一个人分享。
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