ＢＰＲ在建筑企业物资采购计划管理中的应用
范俊
建筑企业物资管理是指在企业运营过程中对所需的各种物资采购、储备、使用进行计划组织和计划控制的管理措施，其任务是保证及时，按质、按量，齐全成套，经济合理地供应施工生产所需的材料，以达到节约材料采购，减少材料保管费用和损耗，合理用料，降低材料成本和压缩资金占用量的目的。建筑企业物资管理是建筑企业施工技术财务计划的重要组成部分，是物资申请、订货、采购、供应的依据，也是降低企业建筑工程成本，加快资金周转的重要因素之一。
目前国内大多建筑企业多采用重点管理法或分类管理法的方法（又称ＡＢＣ分析法）来进行物资采购订货和选择最优的订购批量，其缺点是由于物资成本分配的不合理，造成物资成本比重不大而用户认为功能重要的对象可能漏选或排序推后。而ＢＰＲ（ＢｕｓｉｎｅｓｓＰｒｏｃｅｓｓＲｅｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ）业务流程重组，是对现行管理方法的一种改进方案。它的目标是通过重新设计组织经营的流程，以使流程中的增值内容最大化，其他方面的内容最小化，从而获得绩效改善的跃进。本文以湖南娄底工程建设有限公司为研究对象，通过引入ＢＰＲ的优化方法和技术，系统分析该公司在物资采购计划管理流程方面存在的问题，并对该公司物资采购计划管理流程进行重组。
物资采购计划管理的流程
湖南娄底工程建设有限公司的物资采购计划管理目前采用的是传统的分类管理方法，其工作主要涉及以下操作步骤：
（１）公司项目部将编制好的生产计划分发给预算员、各专业的专业工长，同时上报公司；
（２）预算员根据得到的生产计划，参考工程施工图以及施工定额，编制目标成本计划和目标物资用料计划；
（３）同时专业工长依据生产计划、工程施工图、施工定额、公司损耗标准表等计算物资用量，并参考库存数量编制专业物资采购计划；
（４）项目中心物资管理部参照审定后的目标成本计划和目标物资用料计划，对物资采购计划的物资用量进行审核；
（５）项目部审核通过后，将各工长的物资采购计划分类汇总编号，并提请项目经理签字后上报公司审定；
（６）公司接到项目部的物资采购计划后，首先由物资管理部标注物资最高限价，然后转交采购部，采购组根据公司的本月成本计划、预算定额审核项目部的物资采购计划的申报数量，审核通过后，转呈公司物资部；
（７）公司物资部同意后，将项目月度物资采购计划转交项目中心物资管理部，项目中心物资管理部留存并转交财务部，同时各部门建立物资采购明细帐、台帐。
通过对该公司上述物流采购计划管理流程的分析，可以看出，物资采购计划管理流程中几乎没有对各环节的执行情况、环节间的衔接进行控制，任何人都无法及时了解流程的进展情况。不仅如此，控制流程方法不科学，容易造成错误，以及由于流程通过时间绝大部分浪费在了文件的传递、等待时间上，严重影响了流程的通流效率。如何更好的控制流程的执行将是流程重组中要解决的首要问题。其次，在原有流程中不可避免的存在有重复计算、重复编制等工作。如何采用计算机技术实现这种简单、重复劳动也应是今后工作中应该解决的问题。此外，实现数据共享也是非常重要的。
物资采购计划管理流程重组
结合该公司现状，并根据该公司现代化管理的需要，笔者建议在进行公司物资采购流程重组时，使用ＢＰＲ的ＥＳＩＡ法来重新审视与规划原有流程，从而生成新流程。
根据ＢＰＲ的管理思想，业务流程可分为增值活动、非增殖活动和无用活动三种。在该流程中，制定专业物资采购计划是增值活动；其他活动，如目标成本、目标计划的制定等都是非增值活动；文件副本的打印、复制等工作应属于无用活动。
物资采购计划管理流程的ＥＳＩＡ法则包括清楚、简化、整合、自动化四个部分。清除是指清除非增值活动；简化是指在清除后对剩下的活动进行简化；整合是对简化后的任务进行处理；自动化指利用ＩＴ技术对流程、工作的改造，为了实现对数据的自动处理、分析、传送等工作。
通过对湖南娄底工程建设有限公司现有物资采购计划管理流程的分析，应用ＢＰＲ优化技术与方法，建议重组后的物资采购计划管理流程如下图所示：从图中可以看出，重组后的物资采购管理计划流程与采购合同管理流程、物资入库流程、物资出库流程等实现了信息共享。由于信息系统按照事先设定的审批流程进行物资采购计划审批，还可以有效地进行流程控制。因此，在本流程中，通过采用信息系统对物资采购计划进行管理，使得该流程的审批手续、流程总体通过时间等方面有了很大的改进。
流程重组后关键方面的改进
重组后流程的组织方式发生了改变，重组后流程的总通过时间只是原有流程的１?９，系统的通流效率也提高了２．６８。另外，与原有物资采购计划管理流程相比，重组后的流程至少可以节省５０％左右的人力总投入。
由此不难发现，重组后的物资采购计划管理流程比原有流程在流程通过时间、流程通流效率、流程各环节的人力耗用等各方面都有了很大的改善。同时，重组后流程利用信息系统控制流程的执行，取代了原先流程中利用文件传递的方式推动流程执行的方法。这样，不仅节约了原先浪费在文件传递上的大量时间，同时，还可随时更改流程的执行方案，使得重组后的流程具有更大的灵活性，能够更好的适应不断变化的外部环境。
但是不可否认的是，由于信息系统的各个环节的执行在很大程度上依赖操作人员的操作，因此，相关人员是否能及时处理信息系统发送的请求将决定该流程的执行效率。如何有效的控制、提高相关人员的响应速度，将是重组后流程实施时应考虑的问题。同时，还应注意到，外部流程的执行效率有时也会影响到重组后的流程的执行效率。这其中最典型的例子是物资质量检验流程的执行会直接影响本流程的执行。因此，采取何种有效的方式尽量减少外部流程对于本流程的影响也将是一个值得注意的问题。
（作者单位：湖南娄底工程建设有限公司）

来源：建筑时报