[分享]建筑施工企业合同预算部门的管理

发表于2018-07-27    544人浏览    1人跟帖    总热度:206  


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我公司为提高合同预算人员岗位交流的工作效率、构筑管理部门为项目提供审核与服务的专业平台为目的,实行项目经理部和企业职能部门二级管理的运行模式。建筑企业成本控制是一个系统工程,各部门都承担着一定的责任,其中合同预算部门的管理责任是非常重大的。 

第一:合同预算部门内务管理工作是成本控制的基础;第二:合同预算部门成本控制的措施;第三:合同预算部门与其他部门的沟通管理。 

如何加强合同预算部门内部管理,提高企业经济效益是值得我们管理人员认真研究的课题。我们要不断总结适合于本公司合同预算部门的成本控制方法,为本企业成本控制管理的发展贡献一份微薄之力。 

关键词:预算部门,部门管理,成本控制 

一、合同预算部门内务管理工作是成本控制的基础 

对于一个建筑施工企业,只有全员树立成本控制意识,加强内部管理,形成完善的成本控制机制,才能使成本控制落到实处。也就是说,加强企业内部管理是全面成本控制管理的基础。合同预算部门是建筑施工企业一个重要部门,参与企业全过程控制的每个环节,即从投标开始到工程结算以及保修期。可见加强合同预算部门的内部管理显得极其重要。如何加强部门内的基础管理工作呢? 

1.编制部门工作手册 

为了更好的履行部门职责,明确工作细节,培训和指导部门员工的具体工作。在本年度年底修订上一年年底编制的预算部工作手册。主要是增加本年新订的制度,删减淘汰旧的内容,用本年度修订的部门工作手册,指导新一年部门工作。工作手册包括的内容为: 

部门职责、部门组织架构(经理、副经理、主管、预算员、合同员、文员等设置)、岗位职责、工作流程、制度(与建设方工程预结算管理、资料档案管理、合同管理、分包预结算、认价单、材料计划、预结算审核、施工现场成本管理的监督、下属分厂成本管理的监督、控制指标、各种台账表格、各种报表样式、各种数据信息库、后记(本工作手册经公司领导批准后生效施行。由部门经理负责解释,一年修定一次,过程发现问题,先经部门经理总结并提案,由主管领导审批后可暂行,修定时加入工作手册。)。 

2.按台账编号建立资料管理体系 

合同预算部门资料的收集有利于公司成本统计、报价参考、工程结算、工程索赔等,作为部门内部资料共享,便于查找,杜绝工程预结算等资料只有经办预算员自己才能找到的现象。作到存放按要求,如文件盒上注明工程编号;指定存放位置;明确存的内容;资料室查资料方法按规定,避免翻乱再由专人整理的现象。 

每个公司管理方法不同,资料存放方式不同。实践证明,按台账编号建立资料管理体系是比较有效的,特别是企业同时承担的工程项目及零星工程很多的情况。 

3.定期内部专业技术培训 

在人力资源部安排企业正常培训同时,合同预算部门内部也要定期进行专业技术等方面培训。人力资源部更多的是组织公司战略、企业文化、职场行为规范等通识类培训。合同预算部内部培训则是帮助合同预算人员从岗位技能、操作规范、法律法规、专项制度等专业技术培训,并实现知识共享,以适应工作需求,提高部门整体工作绩效。笔者作为部门经理,在不断重申预算人员职业操手重要性的同时,也在工作中将个人管理经验及专业技能与员工分享。同时部门内部采取轮职内训的方式,鼓励部门业务骨干积极走上讲台与同事分享经验与心得,从而锻炼了员工队伍,也为公司人才梯队化建设打下了一定的基础。 

4.廉洁建设 

因合同预算部门主要的工作是计算工程造价,即直接与各劳务或专业分包队伍、协作单位打交道,故对合同预算部门员工的职业道德的有着更高的要求。为杜绝吃、拿、卡、要等现象,采取在定期召开的会议中必有这方面的思想教育内容,主要是学习公司有关规章制度和廉洁建设教材等方式。若在预算员身上出现吃、拿、卡、要等现象,决不讲情,按公司规章制度处理。 

二、合同预算部门成本控制的措施 

1.劳务方面 

1.1价的控制 

根据市场行情,不断收集、整理、制定并完善符合本企业实际情况的内部价格体系,简称“统一单价”(该表格是预算部最重要的数据信息库之一)。 

该统一单价的具体制定方式为:生产部或项目部(以及公司预算部之外的部门或公司领导)提供投标单位名称,经公司主管领导组织考查,确定为具有分包资信及履约能力的合格投标单位,推荐给预算部谈判,确定分包价,签定合同。合同价格收集进统一单价中,市场行情变化,统一单价及时修正。 

统一单价的作用:指导分包合同价格确定、为成本预测提供保证。 

预算部门合理的使用统一单价、生产部门合理的任务分配,是控制统一单价处于市场合理低限水平的基础。 

1.2量的控制 

在预算员的岗位职责中明确要求正确计算工程量,同时对量控制还采取了三方面的措施: 

第一、对合同预算部门施行编审分离制度,编审人员均应具有相应的造价工程师执业资格或造价员执业资格,初稿完成后,编制人员应当进行自审,通过后交由审核人员进行复审,并应按照审核意见进行修改回馈,成果文件应由编审人员分别签字。 

第二、控制量的另一手段是算量及时性制度。例如按建筑面积方式结算的主体结构劳务分包的算量及时性要求:在给劳务队第一次进度款时,就先与劳务队确定整栋建筑面积的量,并公示在公告栏上。如此作的最大好处是使劳务队内部能及时进行成本考核,不等结算发现亏损时在工程量上与合同预算部争执,同时也有利于预算部阶段性成本分析和产值计算。 

第三、合同预算部门员工参与图纸交底、及时编制洽商变更增减预算。 

2.材料方面 

材料费占工程造价的60%以上,控制材料价和量是整个企业成本控制的重点工作。 

1)材料价的控制:就是控制材料采购价和周转材料的租赁价格,该项工作主要由集团采购中心组织确定。预算部需要做两项工作,第一,参与考查新材料厂家;第二,收集采购材料的供销合同,以便对材料规格尺寸、性能的了解,了解材料价动态变化以便成本预算更加准确;第三,周转材料的租赁款及时统计,以便成本分析。 

2)材料量的控制:一是使用量的控制,二是进场数量的控制。 

①使用量的控制基础数据是由预算部出具,如何使数据准确、合理、及时呢?需要预算部充分发挥管理作用,对材料种类及计划的时间的监控,损耗量等具体规定在部门工作手册中有详细说明。 

第一、组织措施 

采取编审分离的组织措施。关于编审分离的作用和方法,前面已谈到,此处不赘述。根据实际经验,编审分离的组织措施的关键是:要求审核的预算员切实检查初算量的预算员有计算底稿,不按经验量估算最终计划用量。 

第二、事前控制 

预算员依据图纸计算工程量,结合实际,计算出合理的用量。预算员按图纸算量作材料的监控计划,达到企业成本控制中对材料量的控制。对于预算员来说,按图算量不是难事,难点是“结合实际”四个字。例如瓷砖的用量控制,按已注明的瓷砖规格尺寸的图纸(可要求设计做到)计算排版块数,另按经验增加二次搬运及切割等损耗,便可得到合理的用量,并且要求预算员尽量一次提够计划,可减少供应商的运输成本,还可减少材料色差,这有利于供应部门压价,从而降低成本。 

 

第三、事中控制 

预算员在工程施工过程中及时与项目部沟通,动态了解情况,修正材料用量。要求预算员按变更洽商及时修正材料用量。 

第四、集思广益 

为减少材料损耗,多渠道想办法。要求合同预算部全体同事,开动脑筋,集思广益。 

例1:变材料合同计量方式。如商砼的结算量控制,减少项目部现场控制商砼亏方难度,与供应厂家在合同中约定,商砼按施工图纸的净数量进行结算,改变以往按车次小票计商砼量的方式,如此一来,商砼量不再监控。 

例2:变材料规格尺寸方式,如某项目两栋住宅楼c3及c10的壁纸损耗量控制,按图计算量并另计15.8%的损耗率(北京01预算定额相应子目的损耗率为15.8%)后,先完工的c3楼栋用量突破计划量。预算部采取的处理方式为:先借用c10楼栋的壁纸计划量满足c3使用,同时找原因。经过测算c3用量,并找出“已完工且能满足15.8%损耗率栋号”的测算文件,最终找到超计划原因。测算数据列于表a、表b(为减少相应图纸资料,仅从墙面高度方面定性说明)。通过表a数据,说明使用国标尺寸的壁纸,层高不同损耗率差别很大,定性数据相差28%(28%=28.6%-0.6%)。通过表b数据,说明层高不同,采取改变壁纸国标每卷尺寸530mm*10050mm为530mm*10500mm,则损耗率差别不大,定性数据相差0.5%(0.5%=0.6%-0.1%)。最终合同预算部会同供应部共同与厂家协商,厂家能够达到变规格的要求,并同意按原每卷国标规格尺寸平米价折算变规格尺寸的每卷价格,国标规格尺寸每卷38元,变规格尺寸后每卷39.9元,即每卷仅增加造价1.9元,增加5%费用,但由此壁纸的整体成本节省约28%。 

表a 

序号 不同层高的栋号 楼板厚度 

mm 踢脚高度mm 地面垫层找平及面层厚度mm 石膏角线占墙面尺寸mm 壁纸压边长度经验值mm 壁纸高度计算公式mm 壁纸国标每卷尺寸530mm*10050mm时,定性分析损耗率 

1 层高3000mm 栋号测算,例c3 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度3000-120-120-100-80+30=2610;不含压边的高度 

3000-120-120-100-80=2580 (10050-2610*3)/(2580*3)=28.68% 

2 层高2900mm 栋号测算,例已完工且能满足15.8%损耗率栋号 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度2900-120-120-100-80+30=2510;不含压边的高度 

2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1% 

表b 

序号 不同层高的栋号 楼板厚度 

mm 踢脚高度mm 地面垫层找平及面层厚度mm 石膏角线占墙面尺寸mm 壁纸压边长度经验值mm 壁纸高度计算公式mm 定性分析损耗率 

1 层高3000mm 栋号测算例c3栋号数据, 壁纸采用国标尺寸 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度3000-120-120-100-80+30=2610; 不含压边的高度 

3000-120-120-100-80=2580 (10500-2610*4)/(2580*4)=0.6% 

2 层高2900mm 栋号测算,例已完工且能满足15.8%损耗率栋号数据,壁纸采用改变国标尺寸 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度2900-120-120-100-80+30=2510; 不含压边的高度 

2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1% 

例3变发包方式,如粉刷石膏分项,石膏量不易计算,并且墙面基层差别更加使计划量不好算准,让劳务分包队承包石膏材料,并给予一定管理费及利润。经验数据表明,粉刷石膏分项包工包料价少于以往人工与材料分别控制的方式。 

可见在成本意识的指导下,多动脑筋集思广益、深入研究、挖掘潜力就会有收获。 

第五、事后控制 

当施工现场的实际材料用量超过合理计算用量,则需追究项目部或劳务分包队责任,尽量减少公司损失,并且为今后工作的事前控制提供经验指导。 

②进场数量的控制,主要是施工现场材料员与仓库把住材料进场关,出现问题时,需项目部及时反馈预算部。 

3.机械费方面 

3.1价的控制 

在参考人工费价格控制方式的基础上,另外需关注的是,机械费单价受市场燃油价格的影响,预算部的控制方法是:确定每种机械费单价组价分析表,其中燃油价变化超过8%时,按实际价调入组价中得到新的机械费单价,组价中其他分项不变;当燃油价变化在8%以内时,组价中各项内容不变,即机械费不调整。 

3.2量的控制 

量有两种情况:一种情况为机械开挖基坑土方按图算量(相应价格),另一种情况为零星机械费按台班计算工程量。针对第一种,量的控制方式同人工费量的控制。针对第二种,主要是施工现场控制,预算员作符合性审核。 

4.非实体性费用方面 

所谓非实体性费用是除了构成项目工程实体的内容之外的,但是在施工中又必须发生的费用。非实体性费用在整个的工程有较大的比重,包括周转材料、大型机械费用、临时设施费等。预算部的成本控制方式同以上内容。 

三、合同预算部门与其他部门的沟通管理 

部门经理主要负责部门间的沟通、协调的管理工作。合同预算部门与其他部门的沟通管理要作到及时、高效、不积压问题,是成本控制工作流程顺利进行的保证。部门沟通的原则如下: 

1.明确预算部在劳务或专业分包队伍的考查、招标、任务分配方面与生产管理部门和项目部及时沟通,保生产按计划进行,杜绝出现分包队伍先进场后再定价的现象。 

2.明确预算部与技术部在施工方案的经济合理性方面的及时沟通。 

3.明确预算部与财务部进行材料成本的及时沟通,以便分析成本。 

4.主动联络质量部门及项目部,了解定的分包价是否物有所值。 

总之,在沟通管理方面,预算部每位同事都需牢记企业沟通篇的格言:多沟通、少埋怨;多自省,少斥人;严律己,宽待人;多绿灯、少红灯。 

结论 

如何加强合同预算部门内部管理,提高企业经济效益是值得我们管理人员认真研究的课题。我们要不断总结适合于本公司合同预算部门的成本控制方法,为本企业成本控制管理的发展贡献一份微薄之力。 



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 发表于2018-07-27   |  只看该作者      

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