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[分享][合同管理]带你了解监理合同管理方式

发表于2018-06-12    617人浏览    1人跟帖    筑龙币+50  复制链接  只看楼主

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王瘦子

    监理合同管理的内容是建立合同实施保证体系;建立合同实施的监督机构合同争执的解决;合同变更管理;索赔或所索赔的报告。其要求,无论是承包人还是业主,应以书面形式向监理工程师提出争端事宜,工程建设过程中的一切活动也是按照合同的规定进行活动,均受到合同的保护、制约和调整。监理工程师应在收到争议通知后,按合同规定的期限,完成对争议事件的全面调查与取证。同时对争议进行判断和决定,并将决定书面通知业主和承包人。


1 监理合同管理的作用

    1.监理合同的管理,有利于加强双方的合作,并在实际执行中能够对合同做出正确的解释;可能减少和防止合同纠纷;通过合同执行情况,有利于合同的检查跟踪,制订解决合同执行中的对策。
    2.不但是信息系统监理的重要内容,并且合同管理贯穿于信息系统工程建设的全过程,信息系统建设以合同签订开始,并以合同的完全履行结束,将合同管理称为信息系统监理过程的生命线毫不为过。在信息系统建设过程中,工程的各方都按照合同的内容各司其职,严格履行合同。因此,不管是建设单位,还是承建单位或者是监理单位,都需要树立强烈的合同管理意识,做好合同管理。而合同管理对于监理单位来说,不仅是履行监理义务的重要一环,而且是做好监理工作,处理监理过程中出现的问题的主要依据。
    3.监理工程师的职责和权限,在监理合同中已经予以明确。由于监理工程师的独立地位,就决定了监理工程师在合同管理中,能够督促合同双方全面履行合同,公正的解决诸如违约、索赔等合同纠纷,协调双方的合同关系。合同管理不但是信息系统监理的重要内容,并且合同管理贯穿信息系统工程建设的全过程,信息系统建设以合同签订开始,并以合同完全履行结束。因此,合同管理对于监理单位来说,不仅是履行监理义务的重要一环,而且是做好监理工作,处理好监理全过程的主要依据。
    4.同是委托方与受委托方签订监理业务的协议,是由建设单位与取得了监理资质证书的监理公司、监理事务所等监理单位为完成商定的监理业务,明确双方权利、义务关系的合同。它是进行工程质量控制、工程进度控制和工程投资控制的重要依据。实际上,它是由监理单位利用经济、技术知识协助项目法人对工程建设项目承包合同进行的管理,对承包合同实施进行监督、控制、协调、服务以实现承包合同目标的一种新的合同类型,是经济合同的一种特殊形式。


2 监理合同管理的主要内容

    在合同管理的内容方面,很多的监理工程师存在着误解,以为合同管理就是对合同进行存档管理。存档管理属于合同管理,但是不是合同管理的全部,合同管理总体上可以分为合同的签订管理、合同的履行管理和合同的存档管理。
    1.信息系统监理的合同管理制度,该制度应该包括信息系统合同的拟定、协商、会签、保管等工作的具体工作流程和制度。如合同会签前,总监理工程师必须对合同的各项内容进行审核,确保合同内容没有不利于建设方利益的不合理条款。具体的合同管理详细制度因公司的管理方式而不同,可以根据监理公司的具体情况制定适合自己的合同管理制度,在实施的时候也可以根据监理项目部的情况进行适当裁剪,但是制度本身必须完整,不能有漏洞,具体细节可以简化,而且需要在监理项目开始前固定好,不能随意改变管理制度。
    2.监理单位拟定信息系统设计、施工或者设备供应等各类合同的具体条款,参与各方订立合同时候的谈判工作。目前的各类合同都有合同范本,因此不需每签一份合同都重新起草,但是审核合同条款的时候需要特别仔细,在众多条款中找出不合理的条款需要相当的细心与耐心,一旦这种不合理的条款签订了后,将可能给建设单位带来很大的利益损害。在招投标过程或者是合同签订的过程中,由于建设单位不是信息系统领域的专家,因此无法在合同谈判过程中取得主动地位,为了签订一个利于建设单位的合同,就需要监理工程师发挥业务专家的优势,代表建设单位进行合同签订过程中的谈判工作,为建设单位在合同签订的时候争取主动权。
    3.掌握合同执行情况,及时纠偏。信息系统建设过程也就是信息系统合同的执行过程,在这个过程中,需要不断的将实施情况与施工合同进行对比,观察目前的实施是否偏离合同的要求,如果偏离合同要求,则需要对偏离进行纠正,确保合同执行的正确性和实时性。对于合同规定要求实现的功能没有实现,则需要监督承建单位实现该功能,如果做了合同中没有要求的多余的事情,也要及时地阻止承建单位,以免浪费投资、延误进度。
    4.研究合同条款,公平、公正的处理索赔和合同纠纷。整个信息系统建设过程不一定都是风平浪静,有时候也有大风大浪,如果合同的执行方没有按照合同履行自己的义务,则可能造成另一方的损失,这个时候索赔就出现了。有争议的合同条款也可能在所难免出现在合同中,或者发生了合同条款中没有规定的事件等等,都可能导致建设单位和承建单位的纠纷。监理工程师对待这种纠纷就需要秉公处理,切不可一头偏向建设单位,否则会自扫监理身为“独立第三方”的形象。要公平、公正的处理索赔和合同纠纷就需要对合同条款有很深的研究,在监理方自身对合同理解不够的时候,切忌不要随意进行判断处理。
    5.对建设过程中的所有合同进行存档管理。合同作为重要的工程文档资料,需要妥善保管,不管是监理工作过程中,还是监理工作完成后,合同都应该作为工程资料永久的保存下来。在信息系统建设过程中,很多工作都需要查阅合同,众多监理人员频繁的查阅合同资料,很容易造成合同的遗失,如果合同丢失了将导致后面的监理工作无法正常开展。因此,必须在监理项目部建立严格的合同存档管理制度。工程竣工后,合同随同其他的监理资料必须上交一份给上级主管部门存档管理。


3 监理合同管理中存在的问题

3.1 合同签订前提欠缺公正
    当前,由于国内建筑市场不尽规范,市场机制不够完善,使得在工程招投标中的行政干预、地方保护、部门分割和行业垄断情况严重,明招暗投、暗箱操作、阴阳合同、幕后交易等违法违纪现象累见不鲜。监理企业的不均衡发展与全社会固定资产投资比例的失调,形成了僧多粥少的供需关系,导致恶性无序的竞争局面。监理企业往往为了生存只能是饥不择食、违心签订阴阳合同来取得工程项目,给建设工程监理合同管理带来了很大的难度,监理对合同管理无所适从,不知按那个合同来执行,建设主管部门更是无法监管。
3.2 合同签订的条款欠缺公平
    因建设单位的过分强势,合同大多条款强调的是建设单位的权利和监理方的义务,对建设单位的制约条款较少,对监理单位的制约条款较多;对建设单位的违约、赔偿方面的约定抽象、笼统,对监理单位的违约条款苛刻细微,有些不属于监理单位履行的义务也强加给监理。这些都不利于监理合同的严肃性和公平,其结果只能导致合同在履行过程中引发争议。
3.3 合同履行过程中欠缺诚信
    合同履行过程中,因建设单位的自身要求增加工作量但不增加监理服务费用的情况比比皆是,监理的额外工作和附加工作也不另计费用。非监理原因导致工期延长按规定应收取延期费用,但建设单位总是以总价包干或免费服务为借口而拒绝支付,监理单位为总体成本考虑不得不降低服务质量,如减少现场监理人员数量、招聘一些较低层次的监理工程师,从而不利于整体工程建设的顺利进行。
3.4 合同履行过程中欠缺动态管理
    多数监理企业管理者存在着合同管理认识上的偏差,他们在企业管理中往往忽视合同的动态管理,合同的履行是一个动态的过程,包括签约、交货、验收、结算等等环节,对方履约情况能力如何,只有通过这些不同的环节才能体现出来的。作为企业的管理者,即使在合同签订前已经对对方的资信、注册资本、信誉、生产经营规模等进行了各方面的调查,但应当注意到的是,通过考察得到的这些信息,只能说明对方过去的情况,随着企业生产经营情况的推进对方履约能力可能发生变化,对方履约能力如何只能通过对合同的动态管理才能得到客观的评价,因此,纠正自己认识上的偏差,加强合同的动态管理,可以有效地避免合同履行可能造成的各类经济损失。
3.5 合同管理人员欠缺法律意识
    合同管理即使不需要专人负责,也应当分工明确。因授权不明而承担民事责任的情况比比皆是。在实际工作中常常发现授权委托不明、委托期限没有或者不详以及合同专用章到处乱放的现象,这是法律意识淡薄造成的。盲目亲信“口头承诺”的协议,一旦一方失去信誉便纠缠不清引发不必要的纠纷。在合同的签订时,一定要明确地确定合同的名称,以防纠纷发生时不知道如何适用合同中的相关条款。企业为了避免纠纷、防止约定不明确,常常使用格式化的合同,因为这样的合同条款相对而言条款比较全面。


4 做好监理合同管理的对策

4.1 选对总监理工程师是关键
    总监理工程师是监理单位派往建设单位履行监理合同的全权负责人。可见,总监理工程师在工程项目监理过程中,扮演着重要的角色,承担着工程监理的最终责任,因此,其必须熟悉相关的法律法规,具有高度的责任感和事业心,具备较高的专业技术知识与丰富的管理经验及很强的领导艺术和组织协调能力,并取得总监理工程师和注册证书等条件,才能较好的按公平、公正、守法、信用的原则执行合同。因此,项目法人在审查总监理工程的相关资料及工作业绩时,有必要向其担任过项目总监的相关业主单位考查了解,只有做到全面考查,才能选择出好的总监理工程师,以确保达到工程建设监理的目的。
4.2 合同签订要严格
    严格按照国家有关部门规定的监理合同示范文本并结合工程项目的实际情况,签订完备的监理合同,来约束合同双方严格按照合同条款的规定履行各自的权利和义务,确保合同签订的及时性和合同条款的合理性,为工程建设监理工作的顺利开展、减少和杜绝合同执行过程中不必要的纠纷奠定基础。从工程实践中看,要想在建设过程中把握监理工作的主动权,必须了解合同签订的整个过程,并在不同的时期制定相应的合同管理计划,帮助业主对工程的质量、进度、费用目标进行控制。
4.3 合同责任、义务要明确
    为确保双方的利益受国家法律法规的保护和约束,合同中一定要明确双方责任,尤其是监理单位的责任。因监理工程师在执行监理任务的过程中,由于受自身因素或外界因素影响,难免会出错,因此,要在合同中明确规定由于哪些失误造成的重大损失应由哪方承担。只有这样,才能促使监理工程师对自己的工作承担技术、法律和经济责任。
4.4 授权要有保证
    项目管理的成功是以充分的授权为基础的,因此,项目法人应给予监理工程师充分的授权,不应过多干涉监理工程师的工作,以保证监理工程师充分发挥他们的智慧更好地为自己服务。而监理工程师在为项目法人进行建设项目管理时,应在建设项目实施阶段即设计好施工阶段的管理目标及出发点,并与设计或施工单位的管理目标区分开来,按合同要求进行工程建设投资、质量、进度控制。
4.5 过程管理要加强
    在合同具体实施过程中,监理单位要严格按监理合同条款的规定执行监理工作,无论是对工程质量、投资、进度目标的有效控制,还是对合同管理、信息管理和安全管理以及监理规划、监理细则的编制,对施工单位申报材料的审查审批、工程量的计量与核实、工程价款结算到内业资料的整理操作程序等方面均按合同的有关条款执行,保证监理合同的严肃性和有效性。工程项目从招标、投标、施工到竣工交付使用,涉及到业主单位、设计单位、施工单位和材料供应单位等,怎样才能使各参建单位建立有机的联系,相互协调,默契配合,共同实现质量、进度、费用的三大目标,一个重要的措施就是利用合同手段,通过经济与法律相结合的方法,将工程项目所涉及的各个单位在平等互利的原则上建立起多方的权利义务关系,以保证工程项目目标的顺利实现。
4.6 档案管理要强化
    无论是项目法人还是监理工程师都要做好监理合同的档案资料管理工作。工程竣工后,要将全部的监理合同文件进行收集整理,建档保管。在合同施工过程中,对合同文件,包括工程变更、工程延期、费用赔偿、争端与仲裁、违约、工程分包、工程保险等方面的资料都要做好系统分类,认真管理。并确保合同资料准确、全面、真实无误,能全面反映工程建设的实际情况,为今后水利工程建设项目监理合同管理提供宝贵经验。


5 结 语

    监理合同管理是工程监理的重要组成部分,监理工程师要严格按照合同的要求进行监理工作,准确掌握监理信息,对于完成质量监理、进度监理和费用监理具有重要的作用。通过加强监理合同管理,使工程建设监理体制逐步走向正规化、规范化和法制化,促使工程建设市场体制更加完善合同管理贯穿着整个信息系统工程的各生命阶段,做好了信息系统监理的合同管理就等于抓住了信息系统监理工程的“生命线”。做好合同管理,不仅要做好合同的存档管理,而且要从合同的拟定、谈判、签订和执行等环节做好管理。签订一份有利的合同是成功的开始,也是好的合同管理的开始。

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 发表于2018-06-12  | 只看该作者      

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