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[分享]如何使用Project管理项目?值得学习!

发表于2018-01-30     2233人浏览     4人跟帖    复制链接  只看楼主

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叶子451


Project管理项目Project是由微软公司开发的一款项目管理软件程序,隶属于Office系列。运用该软件不仅可以协助项目经理制订项目计划,而且还可以为任务分配资源、跟踪进度、管理预算和分析工作量。

项目管理的工具图表

甘特图、网络图以及工作分解结构(WBS)是项目管理中的工具图表,已经发展了许多年。它们都具有简单的图表,可以用来显示和跟踪项目的各个方面。

1

甘特图

甘特图是Project中的一种视图,它使用栏表示项目中的任务,类似于Excel中的单元格。如下图所示,在视图的左侧显示任务名称、任务工期、开始时间、完成时间等任务信息,在视图右侧以条形图形式显示任务信息,而里程碑任务则显示为菱形。在该视图中不仅可以安排项目时间,而且还可以跟踪项目时间安排。

2

网络图

在20世纪50年代美国海军发明了PERT方法,并将此方法用于跟踪项目中的任务流程。

网络图无法准确地显示项目的确切时间安排,但可以显示项目任务的流程以及子任务之间的相互关系。在该视图中,每个任务都包含在一个框中,该框被称为节点,而节点之间的箭头则表示任务的流程,如下图所示。

3

工作分解结构(WBS)

Project没有将WBS作为一个标准视图,美国国防机构曾经使用WBS作为项目管理的首选工具。WBS的原理类似于因数分解,它将一个项目按照规定的原则进行分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项的工作,直到分解不下去为止。WBS以可交付成果为向导对项目要素进行分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围,每下降一层表示对项目工作进行更详细的定义。WBS类似于典型的公司组织结构图,显示并定义了将要执行的项目,并将需要完成的工作元素互相联系起来,如下图所示。

项目管理过程

在Project中,项目管理过程大体可分为确定项目目标和范围、规划、修订与跟踪4个步骤,每个步骤不仅是保证项目顺利完成的重要环节,而且还各自具有其独特的作用。

1

确定项目目标和范围

在开始规划一个项目之前,需要先确定项目的目标。但各种参与者会定义不同的项目目标,此时需要使用多种沟通方式,获取多种思想,以确定项目的最终目标,并保证每个项目参与人都理解项目目标。

确定项目目标之后,需要收集定义项目范围所需要的信息,并进行一定的研究工作。确定项目范围需要更多的特定参数和限定条件,而项目限定条件通常涉及时间、质量和成本,以及项目的可交付时间。例如,项目A和项目B的项目目标和范围表述如下所示。

(1)项目A

目标 确定库房。

范围 在12月10日之前租赁到大约500平米的库房,且每月租金不超过20000元,其位置便于到达主办公室。

(2)项目B

目标 推出一款新产品。

范围   考察该产品的市场,设计包装并进行广告宣传;该产品必须在第二季度推出,其设计和上市费用要低于30万元。

在项目B的范围表述中充分体现了项目的主要阶段,即考察市场、设计包装、进行广告宣传等阶段。这种表述方法为制定项目中的任务提供了起始点,而这些起始点可有效地帮助用户将此项目分隔成多个小项目。综上所述,制定项目范围可以使项目更具有可管理性和可控制性。

制定项目目标和范围可以确保收集到项目中的一些关键数据,例如可交付性、执行时间、预算等数据。除此之外,还可以协助项目经理和团队成员之间达成目标一致性。一般情况下,可在使用Project制订项目计划之前完成项目目标和范围的制定工作。

提示

在制定项目目标和范围时,应保持项目目标和范围的表述具有清晰性,当无法清晰地表述项目目标和范围时,则可以将项目分隔成若干个小项目进行,以避免项目出现不必要的模糊性和复杂性。

2

规划

确定项目的目标和范围之后,便可以确定项目所需要的必要步骤了。首先需要确定项目的主要阶段,然后将每个阶段按照逻辑划分步骤序列。

规划资源是规划整个项目的一个重要步骤,项目中的资源包括设备、材料、工作人员和工作人员组。除此之外,还需要考虑项目的日程表问题,例如假期、共用资源等。项目中的时间、成本和资源是紧密相关的,虽然使用更多的资源可以节省项目时间,但更多的资源需要消耗更多的成本,这样一来便会增加项目的成本。因此,项目经理需要明白项目时间、资源和成本之间的相关性和优先顺序。当然,使用Project管理项目,可以有效避免三者之间的冲突,寻找出三个准则之间的权衡点。

规划是开始使用Project制作项目计划,也就是开始在Project中输入项目中的数据。例如,通过“软件开发”项目文档,可以看到该项目简单的日程表,如下图所示。

在Project日程表中,主要以大纲格式显示项目的各个阶段,以及各阶段中的子任务。任务之间并未建立相关性,因此每个任务都是同时开始,而每个阶段的总工期也都是该阶段中单个任务的最大工期。

3

修订

规划项目之后,项目经理会将最初制定的项目日程表分发给各个经理和项目参与人,以根据不同的因素来改进项目计划,并最终将项目规划投入使用。项目参与人检查规划并提出修改意见之后,可以创建和保存多个Project文件,通过生成Project规划报表从多个角度来查看规划及分析规划的可行性。

项目人员可以运用Project中的解决冲突功能,来查找规划冲突并解决运行时间和资源分配方面的冲突,以确保规划的可执行性。项目冲突主要包括下列3种。

资源冲突 多个项目同时需要一个团队成员或资源。

任务冲突 某个任务在另一个优先级更高的任务之前启动。

成本冲突 某阶段成本超出预算,从而打乱了整个项目的预算。

项目计划完成修订并接近固定状态时,则可以为将规划设置为基线,根据此基线可以跟踪实际的进度。

4

跟踪

在项目开始之前,项目经理需要确定跟踪方法及制订跟踪计划,例如每月跟踪几次进度、跟踪人员、汇总跟踪报告等。另外,项目经理还可以在项目期间的各个阶段保存进度表的临时基线,以协助项目经理查看项目中的异常情况,以减少项目中的失误。

在Project中,项目经理可以通过“跟踪甘特图”视图来显示项目的进度情况。在该视图中,条形图上下以不同的颜色进行显示。其中,上方的条形图表示任务的当前计划,下方的条形图表示任务的比较基线,而每个条形图上方左侧深色的部分以及条形图右侧的百分比值显示每个任务的完成百分比,项目经理可通过上下两条甘特条来分析实际项目计划偏移原始计划的程度,如下图所示。


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 发表于2018-01-31  | 只看该作者      筑龙币+10

2

收藏了,非常感谢楼主分享!

 发表于2018-02-02  | 只看该作者      筑龙币+20

3

感谢老师的编辑整理分享,请大家有兴趣的话,就来筑龙网路桥施工板块论坛学习吧。

 发表于2018-02-03  | 只看该作者      筑龙币+10

4

请大家有兴趣的话,就来筑龙网路桥施工板块论坛学习吧

 发表于2018-02-07  | 只看该作者      筑龙币+20

5

收藏了,非常感谢楼主分享!

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