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[分享]简单4步高效管理项目设计文件

发表于2017-11-06    852人浏览    5人跟帖    筑龙币+50  复制链接  只看楼主

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时光易了年华

“又一个设计师不满甲方太强势离职了,留了一堆文件,太乱了!完全要疯!”
--小编某个做建筑设计的死党
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小编特别想替他问一句,这位设计师,你能好好管理你的项目文件吗?
 
首先,这是一个态度问题,态度端正了,其他都好解决。
其次,文档整理的方法虽然很多很杂,有一些比较普适实用的原则,例如
1.文件分类以相关性为依据,而非格式,不容易遗漏
2.将已完成的和正在编辑的区分开来,正在编辑的以快捷方式放到桌面,完成即清理
3.当一个子目录中的文件过多时,应该继续往下建立子目录
4.文件层级越深浏览效率越低,整个目录结构越浅越好
5.越常用的类别,位置越靠前,方便快速访问
6.多人共享的文件集中存储,避免出现遗漏或版本不一致
 
下面小编就结合这些原则,教你如何四步解决项目文档管理及快速查找的问题。
 
一、唯一且独立的存储位置
桌面只存放快捷方式及临时文件,项目文件要单独存储。
 
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二、明确且固定的分类规则
建筑工程的特点鲜明,文件多、阶段明确、专业多,分类规则容易确定,下面是小编制定的比较通用的规则,大致可以分为六个层级。
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不同类型的设计院和设计师可以根据自身业务特征适当调整。
 
三、规范且统一的命名规则
文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位:
辨识 通过文件名称可知文件的基本信息
区分 区分此件与彼件
管理 保证文件项目分类固定,易统计、无遗漏
定位 可轻易定位到文件保存的位置
 
方法一:时间+名称,适用于同一类型且时间属性明显的
项目名称:2017.1 湖州大厦
节点文件:2017.1 湖州大厦第三稿方案
 
方法二:序号+名称,适用于类型不同但有先后顺序,或数量较多的
文件用途
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项目阶段
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方法三:名称,适用于数量少的
专业
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施工图格式
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特别提醒:
建筑工程设计作为一个多专业深度协同完成的业务,项目文档管理需要多专业统一配合,提高文件交接或共享时的效率。
1.    建议制定一套全员认可的统一的管理规范,并做到全员周知,比如可以打到一张纸上发给每个人。
2.    文件集中存储可以用具有项目文档管理和权限分配的企业云盘
四、快速查找的方法
方法一:查找当前项目或设计文件,生成桌面快捷图标
项目文件只存放在D盘,文件和文件夹都可以通过右键点击,选择发送到桌面快捷方式。
 
方法二:查找某个文件或项目,借助搜索工具
Everything(只适用于windows),仅按名称搜索文件及文件夹,能够排除文件内容干扰。
安装方便,只有几百K,有中文版本,不需要注册。
搜索速度比Windows快很多,几乎是秒级,点击结果就可以跳转到文件位置。
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如果搜索结果太多,可以设置搜索条件,如只搜索文件夹或文件。
还可以按照创建或修改时间排序,并通过快捷键迅速切换。
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掌握这几步,无惧烂摊子。你只需要腾出最多半天时间,先创建项目目录,然后把已有的文件逐一存放到对应目录下,再删除重复或无用的,遗漏的想办法寻找。慢慢坚持这个习惯,你一定能成为文档管理的高手。

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 发表于2017-11-07  | 只看该作者      筑龙币+10

3

哎......各村都有个村的高招啊

 发表于2017-11-07  | 只看该作者      

4

不错错不错,受教了

 发表于2017-11-07  | 只看该作者      筑龙币+10

5

非常不错的资料,感谢分享

 发表于2017-11-07  | 只看该作者      

6

厉害。

 发表于2017-12-06  | 只看该作者      筑龙币+10

7

这个不错 学习一下 项目一多 资料一大堆 还没时间整理 真麻烦

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